Police Administrative Clerk/ Commis administratif(ve) de police

Town of Ste. Anne Police Department

Police Administrative Clerk

The Town of Ste. Anne Police Department is seeking a reliable, detail-oriented, and professional individual to join our team as a Police Administrative Clerk.

This position plays an important role in supporting the daily operations of the police department, assisting police officers, serving members of the public, maintaining records, and ensuring that administrative processes are completed accurately and efficiently.

The position is classified as Police Administrative Clerk,

Duties and Responsibilities
The successful candidate will be responsible for a variety of administrative and operational support duties, including:

• Receiving and processing Criminal Record Checks and Vulnerable Sector Checks.
• Working within police systems to add, modify, remove, purge, and maintain records.
• Monitoring system messages, reports, and maintenance requirements.
• Assisting officers on duty with urgent court or law enforcement matters in a timely manner.
• Ordering office and cleaning supplies.
• Ordering, maintaining, and inventorying forms and documents.
• Scanning, photocopying, faxing, filing, and other general office duties.
• Sending and receiving mail, packages, and shipments.
• Managing the purchase order system.
• Receiving telephone calls and emails from the public and responding to or forwarding inquiries as appropriate.
• Assisting walk-in clients and members of the public.
• Assisting with emails and data entry related to court processes.
• Managing and tracking training records.
• Assisting with the organization of training for employees and volunteers.
• Obtaining statistics and preparing reports as required.
• Liaising with other police services, partner agencies, government departments, and members of the public.
• Performing other duties as assigned.

Qualifications
The successful candidate should possess the following qualifications:

·         Completion of Grade 12 or equivalent.

·         Fluency in English is required; fluency in French is considered an asset.

·         Minimum of two years of experience in administrative support services.

·         Experience providing service to internal and external clients.

·         Ability to multitask and prioritize work in a busy, fast-paced environment.

·         Ability to assess task priority based on operational need.

·         Ability to remain calm and professional when receiving calls from members of the public regarding incidents that may require police attendance.

·         Willingness to work in a police environment, including potential exposure to graphic, sensitive, or unsettling material.

·         Willingness to work overtime when required.

·         Strong attention to detail.

·         Strong critical thinking and problem-solving skills.

·         Ability to work independently and as part of a team.

·         Knowledge of police systems or previous experience in a policing administrative role is considered an asset.

Working Environment
The Police Administrative Clerk works in a small but busy police department environment. The position requires professionalism, discretion, confidentiality, sound judgment, and the ability to support both police personnel and members of the public.

The successful candidate must be comfortable working around sensitive police information and must maintain a high level of confidentiality at all times.

How to Apply
Interested applicants are invited to submit a resume and cover letter to:

Town of Ste. Anne Police Department
Attention: Chief of Police
Email: marc.robichaud@steanne.ca

Only those selected for an interview will be contacted. Employment may be subject to a background check and suitability screening due to the nature of the work environment.

 

 

 

Service de police de la municipalité de Sainte-Anne
Commis administratif(ve) de police

Le Service de police de la municipalité de Sainte-Anne est à la recherche d’une personne fiable, minutieuse et professionnelle pour se joindre à son équipe à titre de commis administratif(ve) de police.

Ce poste joue un rôle important dans le soutien des opérations quotidiennes du service de police, en aidant les agents de police, en servant les membres du public, en maintenant les dossiers et en veillant à ce que les processus administratifs soient exécutés avec exactitude et efficacité.

Le poste est classé comme commis administratif(ve) de police.

Fonctions et responsabilités
La personne retenue sera responsable d’une variété de tâches administratives et de soutien opérationnel, notamment :

·         Recevoir et traiter les vérifications de casier judiciaire et les vérifications du secteur vulnérable.

·         Travailler dans les systèmes policiers afin d’ajouter, modifier, supprimer, purger et maintenir les dossiers.

·         Surveiller les messages du système, les rapports et les exigences d’entretien.

·         Aider les agents en service avec les questions urgentes liées aux tribunaux ou à l’application de la loi en temps opportun.

·         Commander les fournitures de bureau et les produits de nettoyage.

·         Commander, maintenir et inventorier les formulaires et documents.

·         Effectuer la numérisation, la photocopie, l’envoi de télécopies, le classement et d’autres tâches générales de bureau.

·         Envoyer et recevoir le courrier, les colis et les expéditions.

·         Gérer le système de bons de commande.

·         Recevoir les appels téléphoniques et les courriels du public et répondre aux demandes ou les acheminer au besoin.

·         Aider les clients sans rendez-vous et les membres du public.

·         Aider avec les courriels et la saisie de données liés aux procédures judiciaires.

·         Gérer et assurer le suivi des dossiers de formation.

·         Aider à l’organisation de la formation pour les employés et les bénévoles.

·         Obtenir des statistiques et préparer des rapports au besoin.

·         Collaborer avec d’autres services policiers, organismes partenaires, ministères gouvernementaux et membres du public.

·         Effectuer toute autre tâche assignée.

 

Qualifications
La personne retenue devrait posséder les qualifications suivantes :

·         Diplôme d’études secondaires (12e année) ou l’équivalent.

·         La maîtrise de l’anglais est requise; la maîtrise du français est considérée comme un atout.

·         Minimum de deux années d’expérience en soutien administratif.

·         Expérience dans la prestation de services à des clients internes et externes.

·         Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir les priorités dans un environnement occupé et rapide.

·         Capacité à évaluer les priorités des tâches selon les besoins opérationnels.

·         Capacité à demeurer calme et professionnelle lors de la réception d’appels du public concernant des incidents pouvant nécessiter l’intervention de la police.

·         Volonté de travailler dans un environnement policier, y compris une exposition potentielle à du matériel graphique, sensible ou troublant.

·         Disponibilité à faire des heures supplémentaires au besoin.

·         Grande attention aux détails.

·         Excellentes aptitudes en pensée critique et en résolution de problèmes.

·         Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.

·         La connaissance des systèmes policiers ou une expérience antérieure dans un rôle administratif policier est considérée comme un atout.

Milieu de travail

Le ou la commis administratif(ve) de police travaille dans un environnement de petit service de police très actif. Le poste exige du professionnalisme, de la discrétion, de la confidentialité, un bon jugement ainsi que la capacité d’appuyer à la fois le personnel policier et les membres du public.

La personne retenue doit être à l’aise de travailler avec des renseignements policiers sensibles et doit maintenir un haut niveau de confidentialité en tout temps.

Comment postuler
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur curriculum vitae et une lettre de présentation à:
Service de police de la municipalité de Sainte-Anne
À l’attention du chef de police
Courriel : marc.robichaud@steanne.ca

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. L’emploi peut être conditionnel à une vérification des antécédents et à une évaluation d’aptitude en raison de la nature du milieu de travail.